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El Departamento de Recepcion es el corazón del negocio hotelero, es donde se supervisa el número de habitaciones disponibles, se registra a los huéspedes, se hacen las reservas, se registran las salidas y se asignan las habitaciones y las llaves. En la recepcion también se hacen funciones de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación. En recepcion se responde a las preguntas de los huéspedes acerca de las actividades del hotel y se proporciona información acerca de los restaurantes y atracciones cercanos. El departamento de recepcion es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, telex, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada. La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes.
Tener facilidad para sonreír. Ante una carencia profesional o de falta de información, el cliente nos va a perdonar si somos amables y tenemos predisposición a ayudarle. No podemos ser prepotentes. También es muy importante saber dónde encontrar la información que el cliente nos demanda. Las nuevas tecnologías permiten a los clientes diseñarse ellos mismos los viajes y no depender tanto de nosotros. Los recepcionistas de antes eran el Internet de ahora. La gente exigía mucho más hace años, ahora es más autosuficiente y ha viajado más, por lo que conoce mejor los servicios de un hotel. Bibliografía recomendada:
Controlar que se efectúen los créditos y débitos en las cuentas de los huéspedes, basándose en lo dispuesto por la administración y gerencia. Principales Documentos Usados en la Recepción del Hotel Los recepcionistas Es la persona que recibe y registra a los huéspedes del hotel. Si el huésped ha hecho una reserva con anticipación, el recepcionista verifica la información. Si no ha habido reserva anticipada, el recepcionista proporciona detalles sobre la disponibilidad y el precio de la habitación. Esta información debe estar inmediatamente disponible para que pueda ofrecer la habitación al huésped. Muchos hoteles utilizan un sistema de gestión informatizado para almacenar información de reservas, habitaciones disponibles y precio de las habitaciones. Los establecimientos más pequeños pueden almacenar esta información en un casillero de habitaciones, en el que se colocan fichas que muestran el estado de las habitaciones. Los hoteles generalmente solicitan de sus huéspedes que paguen la habitación en efectivo al hacer el registro de entrada, o que garanticen el pago por medio de una tarjeta de crédito.
Recepción de un mensaje de imagen Cuando recibe un mensaje o carta multimedia, el teléfono muestra el X indicador una notificación de Mensaje nuevo y reproduce un tono de alerta. Oprima LEER (+) para abrir el mensaje. Los mensajes multimedia que recibe pueden contener distintos objetos multimedia: • A medida que lee el mensaje, se muestran fotos, imágenes y animaciones insertadas. • Un archivo de sonido comienza a reproducirse cuando aparece su diapositiva. Use las teclas de volumen para ajustar el volumen mientras se reproduce el archivo de sonido. (mensaje en espera) y Nota: Es posible que una carta multimedia deba resaltar un indicador incluido en el texto para reproducir un archivo de sonido. • Los archivos adjuntos están agregados al mensaje. Para abrir el archivo adjunto, seleccione el indicador o nombre del archivo y oprima VER (+) (tipo de archivo de imagen), ESCUCHR (+) (archivo de sonido) o ABRIR (+) (vObject como ingreso de Contactos o un tipo de archivo desconocido). Operación TTY Puede usar un dispositivo TTY opcional con el teléfono para enviar y recibir llamadas.